A Guide to Handing Off Work Before a Vacation
Planificar vacaciones requiere notificar a colegas con anticipación y preparar un traspaso de tareas claro para asegurar continuidad laboral sin interrupciones, permitiendo disfrutar del tiempo libre plenamente. Artículo publicado en hbr.org y recomendado por Digital Skills Institute el 26 de febrero de 2025.
Planificar unas vacaciones puede ser un desafío, especialmente cuando se tiene un trabajo que requiere atención constante. Un enfoque adecuado para esta situación es asegurarse de realizar una transición de tareas eficiente, evitando así sobrecargar a los colegas que asumirán nuestras responsabilidades durante la ausencia. Una buena práctica es comenzar notificando tanto a colegas como a clientes sobre la ausencia con al menos cuatro o seis semanas de anticipación. Este período permite prepararse y organizar el trabajo de manera adecuada.
Un elemento crucial es encontrar a un colega dispuesto a asumir nuestras tareas mientras estamos fuera. Idealmente, esto se debería hacer al menos un mes antes de partir. Seleccionar adecuadamente a esta persona es clave para garantizar la continuidad del trabajo. Una vez identificada, es esencial crear un documento detallado de traspaso de funciones. Este documento debe incluir el estado actual de los proyectos, las tareas pendientes y las instrucciones necesarias para que el colega pueda gestionarlas eficazmente durante la ausencia.
Una semana antes de la salida, es importante revisar y actualizar el documento de traspaso. Este es también un momento oportuno para involucrar a la persona encargada de cubrirnos en correos electrónicos y reuniones importantes. Así, esta persona tendrá una visión más clara del trabajo y podrá plantear preguntas o aclarar expectativas durante reuniones individuales.
El último paso antes de salir de vacaciones es escribir un mensaje de fuera de la oficina que incluya los datos de contacto del colega que nos reemplazará. De este modo, se garantiza que cualquier asunto urgente pueda ser atendido adecuadamente. Este enfoque no solo facilita una transición laboral fluida, sino que también permite disfrutar libremente de las vacaciones sin preocupaciones laborales.
Yasmina Khelifi, autora del artículo, trabaja en la industria de telecomunicaciones desde hace 20 años. Con su experiencia como ingeniera y gerente de proyectos, ha adquirido conocimientos valiosos sobre la gestión de tareas y la planificación de tiempo libre. Ella cuenta con tres certificaciones de PMI y una maestría en telecomunicaciones móviles. Además, Yasmina es voluntaria activa en distintas plataformas de gestión de proyectos y ha fundado un podcast sobre liderazgo global.
La relevancia de una adecuada gestión del tiempo y planificación antes de una ausencia laboral es una habilidad valorada en el mundo corporativo. Las organizaciones suelen ofrecer programas de formación en liderazgo, como el curso de gestión del tiempo de Harvard ManageMentor®. Estos cursos ayudan a los profesionales a afinar sus habilidades y tomar decisiones más inteligentes sobre el uso de su tiempo diario, algo especialmente útil cuando se enfrentan a la posibilidad de ausentarse del trabajo.
Prepararse adecuadamente para unas vacaciones implica más que solo decidir a dónde ir y qué empacar. Requiere pensar en cómo nuestras ausencias impactarán en el flujo de trabajo y qué podemos hacer para minimizar cualquier interrupción. Informar a los colegas con antelación, seleccionar a la persona adecuada para hacerse cargo y asegurarse de que están debidamente informados son pasos fundamentales para lograr una transición sin problemas. Al hacerlo, no solo se alivian nuestras preocupaciones, sino que también se respeta el tiempo y esfuerzo de aquellos que nos apoyan durante nuestra ausencia.
